Упорядочение документации зависит от собственников, от их понимания роли архива

в деловой сфере организации и его значение для защиты долгосрочных интересов организации, её сотрудников и клиентов.

Наша фирма проводит архивный аудит и экспертизу документов в целях упорядочения, определения комплектности и всесторонней оценки документов, а также при отборе их для дальнейшего хранения.

Основные направления архивного аудита:

​

• инвентаризация документов;

• упорядочение документов;

• экспертиза ценности документов;

• обработка дел личного состава и дел постоянного сроков хранения;

• систематизация дел временного хранения;

• своевременное и конфиденциальное уничтожение документов после истечения сроков хранения;

• переплетные работы;

• консультации по вопросам архивной обработки документов в процессе выполнения работ.

Десять шагов к упорядочению документов.

 

I этап - Проведение предварительного архивного аудита:

• ознакомление и согласование с клиентом необходимого объема работы;

• установление критерия существенности - минимизация финансовых и временных затрат.

II этап - Инвентаризация – определение объёма (количества дел) и их состава в единицах учета хранения:

• отнесение дел по статьям в соответствии с номенклатурой дел и перечнем типовых документов;

• отбор дел, находящихся по срокам в неудовлетворительном состоянии с одновременным составлением акта к  уничтожению.

III этап - Отбор дел по срокам хранения и статьям в соответствии с «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения»:

• отбор дел по срокам хранения документов;

• определение срока хранения документов.

IV этап - Экспертиза ценностей документов:

• просмотр и отбор документов с целью оценки экономического значения и практической целесообразности;

• составление заключения по экспертизе ценностей документов (заключение экспертизы ценностей документов является основанием включения в опись документов для передачи их в архив).

V этап – Отбор документов постоянного срока хранения:

• полистный просмотр дел (изымаются дублетные экземпляры документов, черновики и т.д.); с полистной нумерацией);

• составление внутренней описи;

• результат проведенного аудита - составление описи документов постоянного срока хранения в хронологическом порядке.

VI этап – Отбор документов долговременного срока хранения (свыше 10 лет):

• систематизация и унификация архивного описания дел длительного хранения;

• результат проведенного аудита - составление описи документов для длительного срока хранения в хронологическом порядке.

VII этап – Отбор документов временного срока хранения (до 10 лет):

• систематизация и унификация архивного описания дел временного срока хранения;

• результат проведенного аудита - составление описи документов временного срока хранения в хронологическом порядке.

VIII этап – Систематизация документов личного состава:

• приказов по личному составу (приём, перемещение, увольнение);

• лицевых счетов по начислению заработной платы;

• ведомостей по начислению заработной платы (при отсутствии лицевых счетов);

• трудовых договоров (контрактов);

• личных дел;

• личных карточек (форма Т-2)

• результат проведенного аудита - составление описи документов по личному составу в хронологическом и алфавитном порядке.

• Составление исторической справки деятельности;

IX этап – Отбор документов на уничтожение с истёкшими сроками хранения и утраченной практической ценностью:

• отбор документов на уничтожение с истекшими сроками хранения;

• составление Акта об уничтожении документов, с истёкшими сроками хранения;

• вывоз документов, с истёкшими сроками хранения, для уничтожения на предприятие по переработке макулатуры при соблюдении режима полной конфиденциальности.

X этап – Переплёт и оформление документов:

• по личному составу;

• по бухгалтерскому учету;

• постоянного срока хранения.

 

Кадровый аудит

​

ООО "Архив-Экспер" предоставляет профессиональную помощь в архивном и кадровом делопроизводстве - все виды услуг кадрового и архивного аутсорсинга. Специалисты нашей компании помогут Вам оценить правильность оформления кадровых документов, их восстановление, профессионально произвести аудит кадровой документации, в том числе - подлежащей передаче на государственное хранение. Помогут разъяснить последние изменения Трудового кодекса и многие другие нюансы кадрового и архивного дела. Посещая наши семинары по кадровому и архивному делопроизводству, Вы получите ответы на многие сложные вопросы.

Услуги кадрового аутсортинга

​

• Аудит кадровой документации.

• Кадровый аутсорсинг: сопровождение кадрового делопроизводства.

• Восстановление обязательных кадровых документов.

• Разработка локальных нормативных актов.

• Краткосрочное обучение: открытые курсы, семинары и тренинги.

 

Аудит кадровой документации

​

Кадровый аудит заключается в анализе документации кадрового делопроизводства на предмет соответствия трудовому законодательству, а также внутренним требованиям компании и является важнейшим инструментом снижения рисков и повышения эффективности работы с персоналом Вашей компании. 

Глобальные изменения трудового законодательства, сложность его правильного применения, участившиеся проверки работодателей со стороны трудовой инспекции и других контролирующих органов, ужесточение ответственности за нарушение трудовых прав работников указывают на обоснованность интереса к ведению кадрового учета и к кадровому аудиту на рынке консультационных и аудиторских услуг.

 

Общий подход к проведению независимой, комплексной и профессиональной оценки системы кадрового документооборота заключается в выполнении следующих операций:

​

- проверка наличия обязательных кадровых документов;
- анализ правильности ведения кадрового учета организации;
- анализ локальных актов Вашей организации на соответствие трудовому законодательству РФ;
- проверка соответствия трудовому законодательству РФ положений, договоров, правильность их оформления;
- проверка и анализ правильности оформления первичной учетной кадровой документации;
- анализ ведения и хранения трудовых книжек работников;
- выявление отсутствующих в организации, но обязательных с точки зрения действующего трудового законодательства и практики его применения кадровых документов;
- анализ полноты, эффективности и правильности системы подготовки, согласования, регистрации и хранения кадровых документов.

​

Предлагаем Вам два формата проведения кадрового аудита:

 

1. Обзорный аудит кадровой документации

Проверка документации производится на условиях выборки. На коэффициент выборки влияют такие факторы, как общее количество документации, количество лиц, допущенных к ведению документов и др. Проверяется та часть документов, анализ которой позволит представить текущую картину состояния кадровой документации.
Стоимость обзорного аудита - от 15000 руб.

2. Общий аудит кадровой документации

Производится поштучная проверка всех кадровых документов в компании Заказчика, нарушение ведения которых может понести за собой санкции со стороны проверяющих органов. Объем работ Исполнителя прямо пропорционален штату работников Заказчика, общему объему кадровой документации.
Стоимость общего аудита рассчитывается из объема требуемых работ в зависимости от индивидуальных особенностей компании Заказчика: организационная структура организации, штат, количество нормативных документов и т.д.

 

По итогам кадрового аудита мы представляем детализированный отчет с оценкой общей ситуации кадрового делопроизводства в компании, оценкой достоверности и соответствия закону, а также конкретными рекомендациями по исправлению обнаруженных ошибок (в случае выявления таковых) ссылками на нормативно-правовые акты, разъяснения уполномоченных государственных органов.

Отчет по результатам аудита включает в себя:

​

1. Проверку наличия всех документов, требуемых по трудовому законодательству.

2. Проверку соответствия оформления документов требованиям и защиты интересов работодателя.

3. Проверку внутренних локальных нормативных актов, предоставленных для аудита.

4. Проверку кадровых процедур на соответствие требованиям законодательства.

5. Проверку соответствия документов требованиям архивного законодательства.

6. Ссылки на конкретные статьи нормативных актов, по которым у компании есть нарушения.

7. Оценка рисков по каждому нарушению на возможность трудового конфликта или последствий инспекционной проверки.

8. Рекомендации по исправлению (даются на каждое указанное нарушение).

9. Расстановка приоритетов по дальнейшим работам.

10. Перечень всех документов со ссылками на статьи нормативных актов, требуемых для ведения в компании.

11. Краткая оценка ситуации в компании по ведению кадровых документов на определенный момент времени.

 

Гарантии:

​

Ссылки на нормативные акты и точные статьи дают возможность проверить данные анализа и рекомендации (при наличии законодательного регламента по данному вопросу). Полная конфиденциальность полученной от Вас информации и содержания документов, предоставленных для экспертизы (подписание дополнительного договора о конфиденциальности при заключении договора). 

Кадровое сопровождение:

​

Кадровый аутсорсинг включает в себя полную или частичную передачу обязанностей по оформлению и ведению кадрового делопроизводства компании. Работы выполняются высококвалифицированными специалистами нашей фирмы. 

Восстановление /разработка кадровой документации:

​

1. Восстановление/Разработка для Заказчика кадровой документации, необходимой для наличия на основании требований Трудового законодательства РФ и иных нормативных актов, действующих на территории РФ и ее субъектов на день начала проведения работ по восстановлению документации.

2. Постановка системы работы с кадровой документацией.

3. Разработка необходимых (обязательных для ведения) внутренних локальных нормативных актов и шаблонов документов с учетом специфики бизнеса Заказчика и в строгом соответствии требованиям Трудового законодательства РФ.

4. Консультационная помощь по вопросам применения Трудового законодательства и работы с кадровыми документами.

 

Для проведения данного вида услуг проводится согласование предварительных условий и полного перечня выполняемой работы. Подписывается договор о конфиденциальности полученной информации.

По окончании работ предоставляется отчет, в который включается: - полный перечень документов, оформленных для Заказчика; - шаблоны разработанных документов; - рекомендуемый план дальнейшей оптимизации работы с кадровыми документами. 

Стоимость работ рассчитывается исходя из требуемого объема восстановления/разработки кадровой документации и скорости (сроков) восстановления/разработки.

Требования к зданиям и помещениям архива:

Архив размещают в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или отдельных помещениях здания.

При отсутствии специального помещения для архива организации выделяется приспособленное помещение в административном здании организации.

Размещение в приспособленных помещениях производится в установленном порядке после их экспертизы. Экспертиза устанавливает пригодность помещения (огнестойкость, долговечность, прочность конструкции, техническая укреплённость), состояние помещения, наличие отопительных и вентиляционных систем.

Не допускается прием в эксплуатацию ветхих, сырых, неотапливаемых, не отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям помещений, а также помещений здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами и организациями, хранящими агрессивные и пожароопасные вещества или применяющими опасные и химические технологии.

​

К помещениям основного назначения архива относятся:

Хранилища для хранения документов
Помещение для приема, временного размещения, акклиматизации документов и вспомогательных работ с ними

 

Помещение для использования документов
 

• Хранилища должны размещаться в изолированных помещениях. 

• Помещения хранилищ должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления, иметь запасной выход. В помещениях не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов.

• Хранение в помещениях без окон допускается при наличии в хранилище естественной или искусственной вентиляции, обеспечивающей 2-3-х кратный воздухообмен в час. 

• Электропроводка в хранилищах должна быть скрытой, штепсельные розетки – герметичными, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров. Общие и поэтажные рубильники располагают вне помещений хранилищ. 

• Отделку помещений хранилищ проводят с использованием не агрессивных, не пылящихся материалов, а в системах и средствах пожаротушения применяют нейтральные, безопасные для документов вещества. 

• В хранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов. Ремонтно-монтажные работы проводятся с соблюдением мер защиты, охраны и сохранности документов.