АБОНЕНТСКОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ
Что такое архив вашей организации?
Ежегодно, в конце финансового года в Вашей организации откладываются документы: управленческие, бухгалтерские, кадровые, юридические и пр. Эти документы уже не нужны в Вашей работе, но они необходимы для последующей передачи на государственное хранение, аудиторских и налоговых проверок, для составления различных справок социально - правового характера. Такие документы называются архивными.
Какие проблемы приносит архив?
Год за годом документы копятся, пылятся, занимают место и становятся обузой для Вашей организации. Нанимать архивариуса, который будет следить за работой архива не всегда выгодно. В месяц работнику необходимо платить не менее 10 тысяч, в год это 120 тысяч. Поэтому на практике архивом заведует либо бухгалтерия, либо кадровая служба. Такая «нагрузка» отвлекает Ваших сотрудников от их непосредственных задач. Не говоря уже о том, что зачастую у сотрудника, следящего за архивом, совершенно нет времени и необходимых знаний для должной обработки архивных дел: правильной систематизации документов, создания удобного переплета, составления грамотных описей и номенклатуры дел. Рано или поздно перед руководителем организации встает вопрос о приведении архива в порядок. Но здесь возникают, куда большие сложности. Дела оказываются не переплетенными, не систематизированными, сохранились не полностью. И наконец, документов оказывается слишком много, так что единовременная ежегодная обработка обходится дорого. Для справки, переплет только 1 дела в Уфе обойдется вам в 300 рублей, переплет 1000 дел в 300 тысяч рублей. И это не считая стоимости других видов работ.
Какое решение предлагает «Архив-Эксперт»?
«Архив-Эксперт» предлагает Вам принять участие в программе «Абонентское обслуживание», направленной на комплексное решение архивных проблем. Программа направлена на безотлагательную обработку документов вышедших из делопроизводства. Согласно этой программе специалисты нашей компании в кратчайшие сроки обработают документы прошедшего календарного года в соответствии с утвержденными стандартами Росархива и Федерального архивного агентства. Сформируют Ваши документы в комплексы и прошьют их в дела, составится подробная опись согласно номенклатуре дел организации и основных правил ведения архивов. Благодаря участию в программе Вы будите существенно экономить на архивных затратах. И Вы всегда сможете обратиться к нам за помощью в затруднительных вопросах.
Архивная обработка документов за истекший календарный год
Чем выгодно для Вас участие в программе «Абонентское обслуживание»?
Участие в программе дает Вам гарантию качественной и своевременной обработки документов. 100% сохранности ваших документов, даже если какой-нибудь документ будет отсутствовать, мы всегда его отыщем по «горячим следам».
Участие в программе спасает Вас от пыли и грязи, распространенного явления всех запущенных архивов. Чистое рабочее место всегда влияет на Ваше здоровье и настроение. Участие в программе позволяет Вам существенно экономить деньги на архивные затраты. Подумайте, дорого это или нет - 1250 рублей в месяц за чистый, ухоженный, а главное, подготовленный к функционально быстрому использованию архив.
Участие в программе избавит Вас от всех трудностей, больших и маленьких, в области архивного дела. Вам не придется изучать архивное законодательство, инструкции, рекомендации и правила. Перед Вами никогда не будут стоять вопросы сколько, какой документ важно хранить и для чего его нужно хранить. Все это мы возьмем на себя.
Почему Вы нам доверяете?
Идейный принцип компании «Архив-Эксперт» - это сохранение документального наследия нашей родины.
В архивных документах отражается история государства, предприятия и гражданина. Наши сотрудники имеют профильное образование и работают в соответствии с «Этическим кодексом архивиста» принятым на заседании Генеральной ассамблеи Международного совета архивов (Пекин, сентябрь 1996 г.).
Наименование работ, входящих в программу «Абонентское обслуживание»:
1. Проведение экспертизы научной, практической и исторической ценности документов:
- отбор дел постоянного и долговременного срока хранения, на основе критериев ценности документов;
- списание дел и документов с истекшим сроком хранения и утративших практическое значение, с составлением Акта о выделении дел к уничтожению.
2. Формирование дел из россыпи:
- отбор документов для формирования дела;
- расположение документов в деле по основному принципу состава дела (хронологическому, алфавитному или видовому).
3. Научно-техническая обработка дел:
- экспертиза ценности документов;
- полистный просмотр документов;
- нумерация листов;
- составление заверительного листа;
- составление заголовка дела;
- оформление корешка и обложки дела, простановка штампов, шифровка дела.
4. Архивный переплет формата А4 и А3
5. Составление описей:
- распределение дел по срокам и видам (долговременно, временно, постоянно);
- расположение дел в структурно-хронологическом порядке;
- шифровка дел и составление рукописной описи;
- компьютерная верстка описи.
6. Составление исторической справки:
- исследование истории организации;
- выявление основных этапов развития организации;
- составление полного списка наименований организации за все годы (компьютерный набор);
- компьютерная верстка исторической справки.
7. Составление предисловия к описи:
- изучение состава документов архивного фонда организации;
- написание истории архивного фонда организации;
- обозначение структуры, по которой сформирован архивный фонд организации;
- компьютерная верстка предисловия к описи.
8. Составление номенклатуры дел организации
9. Размещение на стеллажах или в коробках в структурно-хронологическом порядке
10. Погрузка, вывоз и конфиденциальное уничтожение документов